10+ MẪU EMAIL XIN DỜI LỊCH PHỎNG VẤN KHÉO LÉO, LỊCH SỰ VÀ DỄ ÁP DỤNG

Trong quá trình tìm việc, đôi khi bạn có thể gặp những tình huống bất khả kháng khiến không thể tham gia phỏng vấn đúng lịch hẹn. Thay vì im lặng hoặc báo hủy vào phút chót, việc gửi email xin dời lịch phỏng vấn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng thời gian của nhà tuyển dụng và vẫn giữ được cơ hội ứng tuyển.

Vậy email xin dời lịch phỏng vấn nên viết như thế nào để vừa lịch sự, vừa tăng khả năng được chấp nhận? Bài viết dưới đây, HBR Holdings Careers sẽ tổng hợp 10+ mẫu email theo từng tình huống thực tế, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách viết và những lưu ý quan trọng giúp bạn đổi lịch phỏng vấn một cách khéo léo.

1. Khi nào nên gửi email xin dời lịch phỏng vấn?

Không phải lúc nào việc xin dời lịch phỏng vấn cũng tạo ấn tượng xấu với nhà tuyển dụng. Trên thực tế, nếu gặp tình huống bất khả kháng và chủ động thông báo sớm bằng email với thái độ lịch sự, chuyên nghiệp, bạn vẫn có cơ hội được sắp xếp lịch phỏng vấn mới. Dưới đây là những trường hợp bạn nên cân nhắc gửi email xin dời lịch phỏng vấn và các trường hợp không nên dùng.

1.1. Các trường hợp chính đáng nên dời lịch

Dưới đây là những tình huống phổ biến mà ứng viên có thể cân nhắc gửi email xin dời lịch phỏng vấn:

• Vấn đề sức khỏe: Bạn bị sốt, đau ốm, gặp chấn thương hoặc có tình trạng sức khỏe không đủ để tham gia buổi phỏng vấn.
• Có việc cá nhân đột xuất: Xuất hiện những sự việc quan trọng như người thân gặp vấn đề khẩn cấp, phải giải quyết thủ tục pháp lý hoặc các tình huống ngoài ý muốn.
• Lịch công tác hoặc lịch học không thể thay đổi: Đối với người đang đi làm hoặc còn đi học, đôi khi lịch họp, lịch công tác hay lịch thi được thông báo đột xuất và không thể sắp xếp lại.
• Sự cố giao thông hoặc thời tiết: Mưa bão, ngập lụt, tai nạn giao thông hoặc các sự cố khiến bạn không thể đến đúng giờ theo kế hoạch.
• Trùng với một cuộc phỏng vấn quan trọng đã được xác nhận trước: Nếu lịch phỏng vấn mới bị trùng với một buổi phỏng vấn khác đã xác nhận từ trước và không thể điều chỉnh, bạn có thể trao đổi với nhà tuyển dụng để tìm thời gian phù hợp hơn.

Trong các trường hợp trên, hãy trình bày ngắn gọn, trung thực và chủ động đề xuất 2–3 khung giờ thay thế để thể hiện thiện chí cũng như mong muốn tiếp tục tham gia quá trình tuyển dụng.

1.2. Những lý do KHÔNG nên dùng

Bên cạnh những lý do hợp lý, cũng có một số nguyên nhân không nên sử dụng khi xin dời lịch phỏng vấn vì có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu chuyên nghiệp hoặc chưa thực sự nghiêm túc với cơ hội việc làm.

Một số lý do nên tránh gồm:

• Muốn ngủ thêm hoặc dậy muộn.
• Quên lịch phỏng vấn.
• Chưa chuẩn bị hồ sơ hoặc chưa tìm hiểu về công ty.
• Muốn ưu tiên tham gia một buổi phỏng vấn khác mà không có lý do hợp lý.
• Lý do mơ hồ như "bận việc", "có việc riêng" nhưng không giải thích ngắn gọn hoặc không đề xuất lịch thay thế.

Nếu lý do mang tính cá nhân và không tiện chia sẻ chi tiết, bạn chỉ cần trình bày ngắn gọn rằng mình có việc đột xuất và mong được đổi sang thời gian khác. Không nên bịa đặt hoặc đưa ra những lý do thiếu trung thực, bởi điều này có thể ảnh hưởng đến uy tín cá nhân nếu nhà tuyển dụng phát hiện hoặc đặt thêm câu hỏi.

>>> Xem thêm: CÁCH TRẢ LỜI EMAIL XÁC NHẬN THÔNG TIN CHUYÊN NGHIỆP & MẪU DỄ ÁP DỤNG 

2. Tổng hợp 10+ mẫu email xin dời lịch phỏng vấn theo từng tình huống

Việc xin dời lịch phỏng vấn là điều không ai mong muốn, nhưng nếu biết cách viết email khéo léo, bạn vẫn sẽ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng nhờ sự chuyên nghiệp và tôn trọng của mình. Dưới đây là các mẫu email cho từng tình huống cụ thể.

2.1. Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn ngắn gọn

Sử dụng khi bạn muốn đi thẳng vào vấn đề, không cần giải thích quá chi tiết về lý do nhưng vẫn giữ được sự lịch sự.

Tiêu đề: Xin dời lịch phỏng vấn - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho em tham gia phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] vào lúc [Thời gian phỏng vấn cũ].

Tuy nhiên, do có một số việc đột xuất không thể sắp xếp được, em rất tiếc không thể tham dự buổi phỏng vấn theo đúng lịch hẹn. Em viết email này mong anh/chị có thể xem xét và cho phép em được dời lịch phỏng vấn sang một thời gian khác.

Em có thể tham gia phỏng vấn vào [Đề xuất thời gian 1] hoặc [Đề xuất thời gian 2]. Nếu thời gian này không phù hợp, xin anh/chị vui lòng cho em biết khung giờ thuận tiện cho bộ phận tuyển dụng.

Em vô cùng xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong nhận được sự thông cảm từ phía anh/chị.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

2.2. Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn vì bận việc cá nhân

Sử dụng khi bạn có việc gia đình, sự cố cá nhân đột xuất (hỏng xe, tai nạn nhỏ, việc nhà...).

Tiêu đề: Xin dời lịch phỏng vấn - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Em là [Tên của bạn], ứng viên cho vị trí [Vị trí ứng tuyển]. Em rất vui và trân trọng cơ hội được phỏng vấn cùng quý công ty vào lúc [Thời gian phỏng vấn cũ].

Tuy nhiên, em viết email này để xin lỗi anh/chị vì một sự cố/việc gia đình đột xuất phát sinh ngoài ý muốn, khiến em không thể tham dự buổi phỏng vấn như đã hẹn.

Vì em vẫn rất mong muốn được trao đổi cùng công ty về cơ hội việc làm này, không biết anh/chị có thể sắp xếp cho em một lịch phỏng vấn khác vào [Đề xuất thời gian 1] hoặc [Đề xuất thời gian 2] được không ạ?

Em rất xin lỗi vì đã làm ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của anh/chị. Em hy vọng sẽ nhận được sự thông cảm và phản hồi từ phía công ty.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

2.3. Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn vì lý do sức khỏe

Lý do sức khỏe là một lý do hoàn toàn chính đáng và thường được nhà tuyển dụng thông cảm dễ dàng nhất.

Tiêu đề: Xin phép dời lịch phỏng vấn - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Cảm ơn anh/chị và công ty [Tên công ty] đã mời em tham gia phỏng vấn vị trí [Vị trí ứng tuyển] vào [Thời gian phỏng vấn cũ].

Thật không may, sáng nay em đột nhiên gặp vấn đề về sức khỏe (cảm sốt cao/ngộ độc thực phẩm/...) và bác sĩ yêu cầu em phải nghỉ ngơi. Do đó, em rất tiếc không thể tham gia buổi phỏng vấn trong trạng thái tốt nhất vào thời gian trên.

Em rất mong bộ phận tuyển dụng có thể thông cảm và tạo điều kiện dời lịch phỏng vấn giúp em sang [Đề xuất ngày/thời gian mới, thường là vài ngày sau].

Em vô cùng xin lỗi vì sự cố sức khỏe ngoài ý muốn này và hy vọng vẫn có cơ hội được chứng minh năng lực với quý công ty.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

2.4. Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn do lịch công tác đột xuất

Sử dụng khi bạn đang đi làm và công ty hiện tại yêu cầu đi công tác hoặc xử lý công việc khẩn cấp.

Tiêu đề: Xin dời lịch phỏng vấn - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Em là [Tên của bạn], rất cảm ơn anh/chị đã sắp xếp lịch phỏng vấn cho em vào lúc [Thời gian cũ] cho vị trí [Vị trí ứng tuyển].

Em viết email này để xin lỗi anh/chị vì em không thể tham dự buổi phỏng vấn đúng như dự kiến. Lý do là công ty hiện tại của em vừa phát sinh một chuyến công tác/dự án khẩn cấp bắt buộc em phải tham gia và xử lý trong khung thời gian đó.

Vì em đặc biệt quan tâm đến vị trí [Vị trí ứng tuyển] tại [Tên công ty], em rất mong anh/chị có thể xem xét dời lịch phỏng vấn sang tuần tới, cụ thể là vào [Đề xuất thời gian 1] hoặc [Đề xuất thời gian 2] được không ạ?

Một lần nữa, em chân thành xin lỗi vì sự thay đổi bất tiện này và rất mong nhận được sự thông cảm từ anh/chị.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

2.5. Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn trực tiếp

Nhấn mạnh vào việc thay đổi thời gian đến văn phòng công ty.

Tiêu đề: Cáo lỗi và xin dời lịch phỏng vấn trực tiếp - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Em rất hào hứng khi nhận được lời mời đến văn phòng công ty tại [Địa chỉ công ty] để phỏng vấn cho vị trí [Vị trí ứng tuyển] vào lúc [Thời gian phỏng vấn cũ].

Tuy nhiên, do [Lý do ngắn gọn: có việc cá nhân đột xuất/sự cố di chuyển...], em xin phép không thể có mặt tại văn phòng đúng như thời gian đã hẹn.

Để không làm lỡ cơ hội được làm việc tại công ty, em mong anh/chị có thể sắp xếp lại một buổi phỏng vấn trực tiếp khác tại văn phòng vào [Ngày/Giờ đề xuất].

Em rất xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra cho bộ phận tuyển dụng và hy vọng sẽ sớm được gặp anh/chị.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

2.6. Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn online

Với phỏng vấn online, bạn cần hỏi thêm về việc link cuộc gọi có thay đổi hay không.

Tiêu đề: Xin thay đổi lịch phỏng vấn trực tuyến - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Cảm ơn anh/chị đã gửi link phỏng vấn trực tuyến qua [Zoom/Google Meet/Skype] cho vị trí [Vị trí ứng tuyển] vào lúc [Thời gian cũ].

Em rất tiếc phải thông báo rằng do phát sinh một tình huống cá nhân khẩn cấp, em không thể tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã hẹn.

Em rất mong anh/chị có thể dời buổi phỏng vấn online sang [Đề xuất thời gian mới]. Anh/chị vui lòng cho em biết thời gian này có phù hợp với lịch trình của người phỏng vấn không ạ? Nếu được, em có thể sử dụng lại link phòng họp cũ hay anh/chị sẽ gửi lại một link mới ạ?

Em vô cùng xin lỗi vì sự cố kỹ thuật/khách quan này và cảm ơn anh/chị đã hỗ trợ.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

2.7. Mẫu email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh

Mẫu 1: Dùng cho lý do chung (General Reason) Subject: Request to Reschedule Interview - [Your Name] - [Job Title]

Body: Dear [Interviewer's Name/Hiring Manager],

Thank you very much for inviting me to interview for the [Job Title] position. I am looking forward to learning more about [Company Name] and discussing how my background fits your team.

Unfortunately, due to an unforeseen scheduling conflict, I will not be able to attend the interview scheduled for [Date and Time]. I sincerely apologize for any inconvenience this may cause you.

Would it be possible to reschedule our meeting? I am available on [Proposed Date 1] at [Time] or [Proposed Date 2] at [Time]. Please let me know if either of these times works for you, or if another time would be more convenient.

Thank you for your understanding and continued consideration.

Best regards, [Your Name] [Your Phone Number]

Mẫu 2: Dùng cho lý do sức khỏe (Health Reason) Subject: Urgent: Reschedule Interview Request - [Your Name] - [Job Title]

Body: Dear [Interviewer's Name],

Thank you for scheduling the interview with me for the [Job Title] position on [Date and Time].

Regrettably, I have woken up this morning feeling very unwell, and my doctor has advised me to rest. Because I want to ensure I am at my best for our conversation, I must ask if we can reschedule our interview.

I am hoping to be fully recovered by [Day of the week], and would be available to speak on [Proposed Date 1] or [Proposed Date 2].

I apologize for the short notice and any disruption this causes to your schedule. Thank you very much for your understanding.

Sincerely, [Your Name] [Your Phone Number]

2.8. Mẫu email đề xuất thời gian phỏng vấn mới

Sử dụng khi nhà tuyển dụng đồng ý dời lịch nhưng yêu cầu bạn tự chọn thời gian, hoặc bạn chủ động đề xuất ngay từ đầu.

Tiêu đề: Đề xuất thời gian phỏng vấn mới - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Cảm ơn anh/chị đã phản hồi và thông cảm cho tình huống của em.

Để thuận tiện cho sự sắp xếp của anh/chị và Ban Giám đốc, em xin phép đề xuất một số khung giờ em có thể tham gia phỏng vấn trong tuần này như sau:

• Sáng thứ 4 (Ngày [DD/MM]), từ 9:00 - 11:30
• Chiều thứ 5 (Ngày [DD/MM]), từ 14:00 - 16:00
• Sáng thứ 6 (Ngày [DD/MM]), từ 10:00 - 12:00

Anh/chị vui lòng xem qua lịch trên và phản hồi giúp em khung giờ nào phù hợp nhất với bộ phận tuyển dụng nhé. Nếu các khung giờ này vẫn chưa phù hợp, xin anh/chị cứ đề xuất thời gian khác, em sẽ cố gắng sắp xếp lịch trình của mình.

Em cảm ơn anh/chị rất nhiều.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

2.9. Mẫu email phản hồi / xác nhận khi nhà tuyển dụng thay đổi lịch phỏng vấn

Mẫu 1: Khi bạn ĐỒNG Ý với lịch mới của nhà tuyển dụng Tiêu đề: Xác nhận lịch phỏng vấn mới - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Em đã nhận được thông báo về việc thay đổi lịch phỏng vấn cho vị trí [Vị trí ứng tuyển].

Em viết email này để xác nhận em sẽ tham dự buổi phỏng vấn vào thời gian mới là [Thời gian nhà tuyển dụng đã đổi], tại [Địa điểm/Link online].

Cảm ơn anh/chị đã thông báo kịp thời. Hẹn gặp anh/chị vào [Ngày phỏng vấn].

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

Mẫu 2: Khi bạn KHÔNG THỂ tham gia vào lịch mới và cần đề xuất lịch khác Tiêu đề: V/v Thay đổi lịch phỏng vấn - [Tên của bạn] - [Vị trí ứng tuyển]

Nội dung: Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Em cảm ơn anh/chị đã cập nhật lịch phỏng vấn mới cho vị trí [Vị trí ứng tuyển].

Tuy nhiên, vào lúc [Thời gian mới nhà tuyển dụng đưa ra], em đã có một lịch trình không thể thay đổi từ trước. Do vậy, em rất tiếc không thể tham dự vào khung giờ này.

Không biết anh/chị có thể hỗ trợ dời buổi phỏng vấn sang [Đề xuất thời gian 1] hoặc [Đề xuất thời gian 2] được không ạ?

Em rất mong nhận được sự hỗ trợ từ anh/chị và xin lỗi vì sự bất tiện này.

Trân trọng, [Tên của bạn] [Số điện thoại]

Việc chủ động dời lịch phỏng vấn một cách chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn giải quyết việc cá nhân mà còn là cơ hội để chứng minh kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống khéo léo trước nhà tuyển dụng. Tại HBR Holdings Careers, chúng tôi luôn trân trọng những ứng viên có tư duy chịu trách nhiệm và ứng xử văn minh như vậy. Nếu bạn muốn thử sức trong một môi trường tôn trọng cá nhân và chuyên nghiệp, hãy tham khảo ngay các vị trí tuyển dụng mới nhất của chúng tôi tại: https://careers.hbrholdings.vn

Khi trở thành một phần của HBR Holdings Careers, bạn sẽ được:

• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động với hệ thống vận hành hiện đại.
• Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng, gắn với năng lực và hiệu quả công việc.
• Đào tạo đa lĩnh vực: AI, Marketing, Kinh doanh, Phân tích dữ liệu, Quản trị và kỹ năng lãnh đạo.
• Học hỏi trực tiếp từ đội ngũ quản lý và chuyên gia giàu kinh nghiệm trong ngành.
• Tiếp cận hệ sinh thái giáo dục đa dạng, mở rộng kiến thức và cơ hội phát triển.
• Hỗ trợ chi phí đào tạo lên đến 100 triệu đồng, giúp nâng cao chuyên môn và kỹ năng.

Đừng bỏ lỡ cơ hội gia nhập HBR Holdings Careers để làm việc trong môi trường giàu cơ hội học hỏi, phát triển toàn diện và tạo nền tảng vững chắc cho tương lai nghề nghiệp của bạn.

>>> TIN TUYỂN DỤNG: HBR Holdings đang tuyển dụng nhiều vị trí hấp dẫn dành cho ứng viên ở đa dạng lĩnh vực như: Marketing, Nhân sự, Kinh doanh, Kế toán, Trợ lý - Thư ký,.... Ứng tuyển ngay để tìm công việc phù hợp với bạn!

3. Cấu trúc và cách viết email xin dời lịch phỏng vấn chuyên nghiệp

Một email xin dời lịch phỏng vấn không cần quá dài, nhưng cần đầy đủ thông tin và thể hiện thái độ chuyên nghiệp. Về cơ bản, email nên gồm 6 phần: tiêu đề, lời chào, lý do xin đổi lịch, đề xuất thời gian mới, lời xin lỗi và cảm ơn, cùng phần kết thúc lịch sự.

3.1. Tiêu đề email

Tiêu đề email nên ngắn gọn, nêu rõ mục đích để nhà tuyển dụng dễ nhận biết và xử lý. Bạn có thể tham khảo một số cách đặt tiêu đề như:

• Xin dời lịch phỏng vấn – [Họ và tên]
• Đề nghị thay đổi lịch phỏng vấn – [Họ và tên]
• Xin đổi lịch phỏng vấn vị trí [Tên vị trí]
• Request to Reschedule Interview – [Your Name] (đối với email tiếng Anh)

Tips: Nên reply email mời phỏng vấn cũ

Thay vì tạo một email hoàn toàn mới, bạn nên Reply trực tiếp vào email mời phỏng vấn mà nhà tuyển dụng đã gửi. Cách này giúp toàn bộ lịch sử trao đổi được giữ trong cùng một chuỗi email (email thread), giúp nhà tuyển dụng dễ theo dõi thông tin và nhận biết ngay nội dung liên quan đến lịch phỏng vấn của bạn. Chỉ nên tạo email mới khi bạn không thể tìm lại email cũ.

3.2. Lời chào mở đầu

Phần mở đầu của email nên ngắn gọn, lịch sự và giúp nhà tuyển dụng nhận ra ngay bạn đang phản hồi về buổi phỏng vấn nào. Nếu bạn đang reply trực tiếp vào email mời phỏng vấn cũ, hãy giữ nguyên chuỗi trao đổi để người nhận dễ theo dõi nội dung và xác định đúng bối cảnh. Nếu bạn chưa biết rõ tên người nhận, có thể dùng cách chào chung như “Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng” để đảm bảo tính lịch sự. Tuy nhiên, nếu có thể xác định đúng người phụ trách, hãy ưu tiên gọi đúng tên vì điều này thể hiện sự cẩn thận và chuyên nghiệp.

Bạn có thể bắt đầu bằng lời chào trang trọng như:

• Kính gửi Anh/Chị [Tên nhà tuyển dụng],
• Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty [Tên công ty],
• Kính gửi Anh/Chị [Tên người phụ trách tuyển dụng],

Sau lời chào, nên có một câu mở đầu ngắn để nhắc lại vị trí ứng tuyển hoặc thời gian phỏng vấn đã được sắp xếp. Cách này giúp email rõ ràng hơn và tránh gây nhầm lẫn nếu nhà tuyển dụng đang xử lý nhiều lịch hẹn cùng lúc.

3.3. Trình bày lý do xin dời lịch

Đây là phần quan trọng nhất của email, vì lý do bạn đưa ra sẽ quyết định việc nhà tuyển dụng có sẵn sàng hỗ trợ đổi lịch hay không. Khi trình bày, hãy đi thẳng vào vấn đề, nói rõ rằng bạn không thể tham gia đúng lịch đã hẹn và cần được sắp xếp lại thời gian khác.

Nguyên tắc quan trọng ở phần này là trình bày ngắn gọn, rõ ràng và trung thực, không bịa đặt lý do hay giải thích quá dài dòng, kể lể những chi tiết không cần thiết. Đồng thời, bạn nên giữ giọng điệu lịch sự, cầu thị và thể hiện thiện chí tiếp tục ứng tuyển để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng.

Nếu lý do của bạn mang tính cá nhân và không tiện chia sẻ chi tiết, bạn chỉ cần nói ở mức khái quát. Ví dụ:

• Em có việc đột xuất không thể thu xếp kịp thời gian tham gia buổi phỏng vấn.
• Em gặp một số vấn đề cá nhân ngoài dự kiến nên rất mong được dời lịch sang thời gian khác.

Không nên dùng những câu quá chung chung như “em bận việc” mà không nói rõ mức độ cần thiết, vì điều đó có thể khiến email thiếu thuyết phục. Tuy nhiên, cũng không cần cung cấp quá nhiều thông tin riêng tư. Mục tiêu là để nhà tuyển dụng hiểu rằng đây là tình huống bất khả kháng và bạn vẫn thực sự mong muốn tham gia phỏng vấn.

3.4. Đề xuất thời gian phỏng vấn mới

Sau khi nêu lý do, bạn nên chủ động đề xuất thời gian thay thế thay vì chỉ nói “xin dời lịch” một cách chung chung. Việc này giúp nhà tuyển dụng dễ sắp xếp hơn và cho thấy bạn vẫn nghiêm túc với cơ hội việc làm.

Tốt nhất, bạn nên đưa ra từ 2 đến 3 khung giờ cụ thể mà mình có thể tham gia. Khi đề xuất, hãy chọn những thời điểm bạn chắc chắn có thể sắp xếp để tránh phải đổi lịch lần nữa.

Nếu bạn chưa chắc chắn hoàn toàn về lịch của mình, có thể viết linh hoạt hơn:

• Em rất mong Anh/Chị có thể hỗ trợ sắp xếp lại lịch phỏng vấn vào thời gian thuận tiện cho Công ty.
• Nếu các khung giờ trên chưa phù hợp, em sẵn sàng điều chỉnh theo lịch của Anh/Chị.
• Em rất mong được trao đổi để chọn một thời gian khác phù hợp hơn cho cả hai bên.

Khi đề xuất lịch mới, bạn nên lưu ý không đưa ra quá nhiều lựa chọn gây rối cho nhà tuyển dụng. Tốt nhất, hãy ưu tiên các khung giờ trong vòng 1–3 ngày gần nhất nếu có thể để việc sắp xếp lại diễn ra nhanh hơn. Nếu bạn xin dời lịch vì lý do sức khỏe hoặc việc đột xuất, hãy chắc chắn rằng thời gian đề xuất mới là lúc bạn thực sự có thể tham gia.

Trường hợp nhà tuyển dụng đã gợi ý sẵn một khung giờ khác, bạn có thể phản hồi trực tiếp theo khung giờ đó để tiết kiệm thời gian trao đổi. Một email có đề xuất thời gian rõ ràng sẽ giúp quá trình sắp xếp lại thuận lợi hơn và thể hiện rằng bạn tôn trọng lịch làm việc của nhà tuyển dụng.

3.5. Lời xin lỗi và cảm ơn

Dù lý do xin dời lịch là gì, bạn cũng nên gửi lời xin lỗi vì sự bất tiện có thể gây ra cho nhà tuyển dụng. Đây là một chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng, vì nó thể hiện bạn hiểu rằng việc thay đổi lịch có thể ảnh hưởng đến kế hoạch tuyển dụng của họ.

Bạn có thể diễn đạt theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn:

• Em thành thật xin lỗi vì sự bất tiện này và rất mong nhận được sự thông cảm từ Anh/Chị.
• Em xin lỗi vì việc thay đổi lịch có thể gây ảnh hưởng đến kế hoạch của Công ty.
• Em rất tiếc vì không thể tham gia đúng lịch hẹn và mong Anh/Chị hỗ trợ sắp xếp lại thời gian phù hợp hơn.

Sau lời xin lỗi, đừng quên cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc email và xem xét yêu cầu của bạn. Một lời cảm ơn chân thành sẽ giúp email trở nên mềm mại, lịch sự và tạo thiện cảm tốt hơn.

Phần này không cần viết quá dài, nhưng nên có đủ cả hai ý: xin lỗi vì sự bất tiện và cảm ơn vì sự thông cảm. Đây là cách thể hiện thái độ chuyên nghiệp, đặc biệt trong môi trường tuyển dụng nơi ấn tượng ban đầu rất quan trọng.

3.6. Kết thúc email lịch sự

Ở phần kết thúc, bạn nên khẳng định lại mong muốn được tham gia phỏng vấn và giữ giọng điệu lịch sự đến cuối email. Đây là cách giúp nhà tuyển dụng thấy rằng bạn vẫn thực sự quan tâm đến vị trí ứng tuyển, chứ không phải đang từ chối cơ hội.

Bạn có thể kết thúc bằng những câu như:

• Em rất mong có cơ hội tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian phù hợp hơn.
• Em hy vọng sẽ nhận được phản hồi từ Anh/Chị về lịch phỏng vấn mới.
• Em xin chân thành cảm ơn và rất mong tiếp tục nhận được sự hỗ trợ từ Anh/Chị.
• Em kính chúc Anh/Chị một ngày làm việc hiệu quả và mong sớm nhận được phản hồi.

Sau đó, hãy ký tên đầy đủ để email trông chuyên nghiệp hơn. Phần ký tên nên bao gồm họ và tên, số điện thoại, email liên hệ và có thể bổ sung LinkedIn hoặc portfolio nếu cần thiết.

Một email được kết thúc gọn gàng, lịch sự và đầy đủ thông tin sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ phản hồi hơn, đồng thời tạo cảm giác bạn là ứng viên cẩn thận, chuyên nghiệp và tôn trọng quy trình làm việc của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: 

• BÍ QUYẾT VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHINH PHỤC NHÀ TUYỂN DỤNG 
• MẪU CHỮ KÝ EMAIL OUTLOOK ĐẸP CHO CÁ NHÂN, DOANH NGHIỆP & CÁCH CÀI ĐẶT 

4. Những sai lầm cần tránh khi xin dời lịch phỏng vấn

Nếu xử lý email xin dời lịch phỏng vấn không khéo léo, bạn có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá mình thiếu chuyên nghiệp hoặc chưa thực sự nghiêm túc với vị trí ứng tuyển. Dưới đây là những sai lầm phổ biến mà bạn nên tránh để không làm ảnh hưởng đến cơ hội trúng tuyển.

• Báo hủy hoặc đổi lịch quá sát giờ: Thông báo quá muộn khiến nhà tuyển dụng khó sắp xếp lại lịch và dễ tạo ấn tượng thiếu tôn trọng thời gian của họ.
• Không đề xuất thời gian phỏng vấn mới: Chỉ báo không tham gia mà không đưa ra lịch thay thế sẽ làm kéo dài quá trình trao đổi và thể hiện sự thiếu chủ động.
• Giải thích lý do quá dài dòng: Trình bày quá nhiều chi tiết không cần thiết có thể làm loãng nội dung chính và khiến email kém chuyên nghiệp.
• Gửi email nhưng không theo dõi phản hồi: Nếu không nhận được phản hồi sau 1–2 ngày, bạn nên chủ động follow-up để tránh bỏ lỡ cơ hội phỏng vấn.
• Xin đổi lịch nhiều lần: Việc thay đổi lịch liên tục có thể khiến nhà tuyển dụng nghi ngờ về mức độ nghiêm túc và khả năng sắp xếp của bạn.

Chỉ một vài sai sót nhỏ trong quá trình xin dời lịch cũng có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của nhà tuyển dụng về bạn. Vì vậy, hãy chủ động thông báo sớm, giữ thái độ lịch sự và chuẩn bị kỹ trước khi gửi email để tăng khả năng được chấp nhận và duy trì cơ hội ứng tuyển.

>>> Xem thêm: EMAIL FOLLOW-UP LÀ GÌ? CÁCH VIẾT & 15+ MẪU CHO TÌM VIỆC, BÁN HÀNG 

5. Câu hỏi thường gặp về email xin dời lịch phỏng vấn

5.1. Có nên xin dời lịch phỏng vấn không?

Có. Khi gặp việc đột xuất như ốm đau, gia đình hoặc công tác không thể đổi, bạn nên chủ động xin dời lịch thay vì vắng mặt. Hãy báo sớm, nêu lý do ngắn gọn, lịch sự và đề xuất thời gian mới. Cách này thể hiện sự tôn trọng và giữ thiện cảm với nhà tuyển dụng.

5.2. Nên gửi email xin đổi lịch trước bao lâu?

Bạn nên gửi email ngay khi biết mình không thể tham gia, tốt nhất trước 24–48 giờ để nhà tuyển dụng kịp sắp xếp lại lịch. Nếu phát sinh sát giờ phỏng vấn, hãy gửi ngay và gọi điện hoặc nhắn tin bổ sung nếu có thông tin liên hệ. Càng sớm, cơ hội được hỗ trợ càng cao.

5.3. Có nên gọi điện sau khi gửi email không?

Có, nếu buổi phỏng vấn sắp diễn ra trong ngày hoặc chỉ còn vài giờ. Gọi điện sau khi gửi email giúp xác nhận nhà tuyển dụng đã nhận thông báo và tránh bỏ sót. Nếu đã báo trước vài ngày, bạn chỉ cần chờ 1–2 ngày làm việc rồi mới liên hệ lại, tránh gọi quá nhiều.

5.4. Có thể xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh không?

Hoàn toàn có thể, nhất là khi doanh nghiệp tuyển dụng bằng tiếng Anh hoặc phỏng vấn cũng dùng ngôn ngữ này. Hãy viết ngắn gọn, lịch sự, nêu rõ lý do, đề xuất thời gian thay thế và cảm ơn nhà tuyển dụng. Nếu chưa tự tin, bạn nên tham khảo mẫu email để tránh lỗi diễn đạt.

5.5. Xin dời lịch phỏng vấn có làm giảm cơ hội trúng tuyển không?

Thông thường là không, nếu bạn xin dời lịch vì lý do chính đáng và xử lý chuyên nghiệp. Nhà tuyển dụng thường đánh giá cao sự chủ động và trung thực hơn là việc đổi lịch. Tuy nhiên, thông báo quá sát giờ, thay đổi nhiều lần hoặc không phản hồi có thể làm giảm thiện cảm và cơ hội trúng tuyển.

Hy vọng những mẫu email xin dời lịch phỏng vấn và hướng dẫn trong bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng xử lý các tình huống phát sinh mà vẫn giữ được ấn tượng tốt với doanh nghiệp. Đừng quên kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi và theo dõi phản hồi để xác nhận lịch hẹn mới, từ đó chuẩn bị thật tốt cho buổi phỏng vấn sắp tới. 

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội việc làm trong lĩnh vực Marketing, Kinh doanh, Công nghệ thông tin, Hành chính – Nhân sự hay nhiều vị trí văn phòng khác, hãy truy cập HBR Holdings Career để cập nhật những tin tuyển dụng mới nhất và bắt đầu hành trình sự nghiệp ngay hôm nay!

ỨNG TUYỂN NGAY!